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按照要求代表總經(jīng)理與政府機構(gòu)/特殊貴賓/業(yè)主公司建立牢固的關(guān)系，就酒店相關(guān)事宜與其保持緊密聯(lián)系。 查看會議計劃安排、團體活動和到店的VIP客人，和相關(guān)部門商討相關(guān)細節(jié)安排。 在酒店的日常營運中，確保相關(guān)部門遵守并貫徹落實當局制定的所有規(guī)定和程序。 招待來訪酒店或參加酒店活動的當?shù)卣呒壒賳T/代表/特殊貴賓/業(yè)主公司的領(lǐng)導。 為總經(jīng)理提供行政方面的協(xié)助，并確保行政職能相關(guān)的酒店政策方針、標準和程序的執(zhí)行。 閱讀和傳送郵件。 為總經(jīng)理需要答復的文件信函查找并添加正確的文件。 打印、歸檔并維護所有有關(guān)行政辦公室的私人和機密事件。 建立和維護有效的文件系統(tǒng)，能夠快捷的查找文件和電子檔案。 確保所有文件的及時更新。 Ensures all files are kept up to date at all times. 為總經(jīng)理準備會議所需的相關(guān)材料，包括：每日營運會議、行政委員會會議、部門會議和其他會議。 維護和更新總經(jīng)理每天的正式活動及會議安排，并對會議和活動持續(xù)追蹤。 提醒總經(jīng)理所要參加的所有重要約會/會議或活動。 協(xié)助部門建立完善并且維護部門營運手冊，部門營運手冊應(yīng)當反映出酒店政策和程序以及工作過程和標準。確保每年進行回顧，反映出改變。 及時上交管理部門及當局政府要求的所有報告。 接聽電話并給予來電者以正確的信息，或者為來電者轉(zhuǎn)接正確的人員，并撥打電話。 根據(jù)要求維護和更新協(xié)議公司/政府的聯(lián)系方式。 接待來訪者，了解拜訪目的，并將來訪者引薦給總監(jiān)或相關(guān)的人員。 編輯并打印各類報表。 復印來往信件或打印文件。 準備對外信件。 打印，做筆錄及會議紀要，草擬、歸檔、跟進、書寫信件。 維護部門時間記錄和日程表。 監(jiān)管并維護行政辦公室工作區(qū)域的整潔有序。