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按照要求代表總經理與政府機構/特殊貴賓/業主公司建立牢固的關系，就酒店相關事宜與其保持緊密聯系。 查看會議計劃安排、團體活動和到店的VIP客人，和相關部門商討相關細節安排。 在酒店的日常營運中，確保相關部門遵守并貫徹落實當局制定的所有規定和程序。 招待來訪酒店或參加酒店活動的當地政府高級官員/代表/特殊貴賓/業主公司的領導。 為總經理提供行政方面的協助，并確保行政職能相關的酒店政策方針、標準和程序的執行。 閱讀和傳送郵件。 為總經理需要答復的文件信函查找并添加正確的文件。 打印、歸檔并維護所有有關行政辦公室的私人和機密事件。 建立和維護有效的文件系統，能夠快捷的查找文件和電子檔案。 確保所有文件的及時更新。 Ensures all files are kept up to date at all times. 為總經理準備會議所需的相關材料，包括：每日營運會議、行政委員會會議、部門會議和其他會議。 維護和更新總經理每天的正式活動及會議安排，并對會議和活動持續追蹤。 提醒總經理所要參加的所有重要約會/會議或活動。 協助部門建立完善并且維護部門營運手冊，部門營運手冊應當反映出酒店政策和程序以及工作過程和標準。確保每年進行回顧，反映出改變。 及時上交管理部門及當局政府要求的所有報告。 接聽電話并給予來電者以正確的信息，或者為來電者轉接正確的人員，并撥打電話。 根據要求維護和更新協議公司/政府的聯系方式。 接待來訪者，了解拜訪目的，并將來訪者引薦給總監或相關的人員。 編輯并打印各類報表。 復印來往信件或打印文件。 準備對外信件。 打印，做筆錄及會議紀要，草擬、歸檔、跟進、書寫信件。 維護部門時間記錄和日程表。 監管并維護行政辦公室工作區域的整潔有序。